2011-07-19 Orga-Treffen

Besprechungsprotokoll 19. Juli 2011 im Wissenschaftszentrum, Besprechungsraum 3, 19:00 Uhr

Thema: Orga-Treffen

Teilnehnmer

• Anja
• Karen
• Alexander
• Dieter (als Gast)
• Hinnerk (ist früher gegangen)
• Tim
• Sven (Kooperativa)

Topics

• Pressemitteilung verschicken: Wer erstellt die?
• Info-Mail muss erstellt werden
• Welche Presseverteiler nutzen wir?
• mit Sven-Ole oder Olli von der Kooperativa Essen besprechen
• mit Sven-Ole oder Olli von der Kooperativa Abendveranstaltung besprechen
• Wieviel und welche Räume haben wir?
• Wer kann Beamer stellen

Protokoll

Abendveranstaltung und Essen für zwei Tage

• Köstritzer müsste gekühlt werden, Tim fragt wegen Kühlschrank nach
• Freibier wird im Foyer ab 18 Uhr ausgegeben, muss von uns vorbereitet werden
• Idee: Pro Tag nur eine gesponserte Mahlzeit
• Grill wird von Kooperativa auf Rasenfläche neben der Terasse aufgebaut
• Grill löuft 2 Stunden, wird von Kooperativa betrieben
• Tim und andere: Party, Grillen, Mahlzeiten, Vegetariere in Mailing ankündigen
• Musik beginnt leise ab 18:30 Uhr
• Kooperativa wird dann noch Bier, Longdrinks Wein (?) anbieten
• Frühstück Samstag von 09–12 Uhr
• Sven (von Kooperativa) schickt Grillliste an Steffen, Steffen leitet das an die Orga-Mailingliste weiter
• Tim legt eine Umfrage im Wiki zur Grillgutauswahl an
• Sven (Kooperativa) mailt Getränkeliste an Steffen, Steffen leitet die Liste an die Orga-Mailingliste weiter
• Kooperativa erstellt einen Flyer, den wir dann weiterverteilen, schickt Sven an Steffen, Steffen leitet das an die Orga-Mailingliste weiter
• Steffen mailt so bald wie möglich Sven (Kooperativa) das BarCamp-Logo als PDF-Datei
• Entscheidung bis 12. August vom Orga-Team bezüglich Essensangebot an Kooperativa bzw. Sven

Sponsoring

• New Communication unterstützt das BarCamp mit 400,– und ist damit Exklusivsponsor aus der Agenturbranche
• Es fehlt noch ein Sponsor für Getränke, ein großer Sponsor
• Über Mailingliste Teilnehmer nach Sponsorenideen fragen
• Weiter Ideen für Sponsoren:
  • gfg nord
  • coop
  • Citti
  • Payone
  • Steffen, was ist mit FalkeMedia?

Pressemitteilung

• Offizielle Pressekontakte sind Karen Rinke und Alexander Ruoff
• Pressemitteilungen werden über den Verteiler des Wissenschaftszentrums verschickt
• Wir übernehmen die PM vom letzten Jahr
• Tim baut bis morgen eine Wiki mit der PM als Vorlage
• Anja gibt den Text in NC weiter zur Bearbeitung
• Tim richtet für Alexander eine BarCamp-E-Mail-Adresse ein
• KW31 wird die erste Pressemitteilung verschickt
• die zweite Pressemitteilung 17. August verschicken, ist eine Presseeinladung
• Testimonials einbauen, beispieslweise Swen Wacker (Landesblog) und Stephan (SDP)
• Alexander spricht fragt Testimonials nach Zitaten an

Getränke

• Was ist Stand der Dinge? Sebastian fragen, Kosten, Sponsoren suchen

Info-Mail

• Themen diesmal: Verbindlichkeit Anmeldung, Essen: Fleisch, Abstimmung, Abendveranstaltung, Sponsorenideen, Sponsoren nennen
• Tim fängt morgen mit der Fomulierung an

Wieviel und welche Räume haben wir?

• Wichtig: wir brauchen keine Tische, je Raum nur ein bis zwei Tische (einer für Beamer)
• Foyer: Sessionplanung im Foyer, Details müssen noch ausgearbeitet werden
• Sessionräume: Ziel ist sechs Räume anbieten zu können

Wer kann Beamer stellen

• 2 Beamer werden von New Communication gestellt
• 1 Beamer ist im großen Saal fest installiert
• 2 Beamer vom Wissenschaftszentrum
• 2? Beamer von KielNET

Weitere Punkte

• Alexander haut Steffen wegen T-Shirts mit Logo an
• Tim besorgt genügend Klebepunkte von Nitor für Fotorechte-Geschichte
• Karen organisiert einen „Rumpelraum“ zur Ablage von Gepäck

Nächster Termin

• nächstes Orga-Treffen 02. August, wahrscheinlich bei New Communication

To-Dos (zusammengefasst)

• Miriam erstellt die Pressemappe
• Jan erstellt den Grundriss mit Raumplänen des Wissenschaftszentrum
• Daniela kümmert sich darum, dass das Soho wieder allen BarCamp-Teilnehmern 20% Ermäßigung gewährt, Orga-Team bekommt 40% und eine Tischre* Miriam erstellt die Pressemappe
• Hinnerk besorgt für das Orga-Team Prinzessin-Lillifee-Lanyards
• Alexander spricht fragt Testimonials nach Zitaten an
• Alexander haut Steffen wegen T-Shirts mit Logo an
• Was ist Stand der Dinge bei den Getränken? Sebastian fragen, Kosten? Sponsoren suchen
• Sebastian baut für die Vorstellungsrunden eine Bühne aus Bierkästen und OSB-PLatten, OSB-Platte muss besorgt werdenx
• Köstritzer müsste gekühlt werden, Tim fragt wegen Kühlschrank nach
• Tim und andere: Party, Grillen, Mahlzeiten, Vegetariere in Mailing ankündigen
• Tim legt eine Umfrage im Wiki zur Grillgutauswahl an
• erledigt Tim baut bis morgen eine Wiki mit der PM als Vorlage
• erledigt Tim richtet für Alexander eine BarCamp-E-Mail-Adresse ein
• Tim fängt morgen mit der Fomulierung der Info-Mail an
• Tim besorgt genügend Klebepunkte von Nitor für Fotorechte-Geschichte
• Karen organisiert einen „Rumpelraum“ zur Ablage von Gepäck
• Sven (von Kooperativa) schickt Grillliste an Steffen, Steffen leitet das an die Orga-Mailingliste weiter
• Sven (Kooperativa) mailt Getränkeliste an Steffen, Steffen leitet die Liste an die Orga-Mailingliste weiter
• Kooperativa erstellt einen Flyer, den wir dann weiterverteilen, schickt Sven an Steffen, Steffen leitet das an die Orga-Mailingliste weiter
• Steffen mailt so bald wie möglich Sven (Kooperativa) das BarCamp-Logo als PDF-Datei
• Steffen fragt FalkMedia als Sponsor an
• Anja gibt den Text in NC weiter zur Bearbeitung
• KW31 wird die erste Pressemitteilung verschickt
• die zweite Pressemitteilung 17. August verschicken, ist eine Presseeinladung
• Entscheidung bis 12. August vom Orga-Team bezüglich Essensangebot an Kooperativa bzw. Sven
• Offizielle Pressekontakte sind Karen Rinke und Alexander Ruoff
• nächstes Orga-Treffen 02. August, wahrscheinlich bei New Communication